Gestion de la paie : ce que l’employeur doit, chaque mois et à chaque départ

Le bulletin de paie : à chaque paiement du salaire

Qui fait quoi. L’employeur réunit les variables du mois ; le calcul et l’édition peuvent être faits en interne ou par un prestataire. Le bulletin doit porter les mentions de l’article R3243-1 : l’intitulé de la convention collective, l’emploi et la classification du salarié, la période et le nombre d’heures en distinguant les heures majorées, la rémunération brute, les cotisations, la somme effectivement reçue, la date de paiement, le montant total des exonérations et le coût total pour l’employeur.

Ce qu’il en coûte de se tromper. Un bulletin faux se paie deux fois : en temps, pour le refaire, et en rappel de salaire si l’erreur joue contre le salarié. L’action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par trois ans (art. L3245-1) : une erreur de classification répétée chaque mois peut donc porter sur trois années.

À chaque départ : trois documents, dès la fin du contrat

• Le certificat de travail est délivré à l’expiration du contrat ; son contenu est fixé par voie réglementaire (art. L1234-19).
• Le solde de tout compte, établi par l’employeur, fait l’inventaire des sommes versées lors de la rupture. Le salarié peut dénoncer le reçu dans les six mois qui suivent sa signature ; au-delà, il libère l’employeur pour les seules sommes qui y figurent (art. L1234-20).
• L’attestation France Travail est remise au salarié et transmise sans délai à France Travail, par voie électronique pour les employeurs d’au moins onze salariés (art. R1234-9).

Qui fait quoi. Le prestataire de paie prépare souvent ces documents, parce qu’ils reprennent les données des bulletins. Le calendrier doit le permettre : un départ en fin de mois tombe en même temps que la clôture de paie. Le repère solde de tout compte et documents de départ détaille chaque pièce.

En interne ou confiée : qui porte chaque maillon

Toutes ces obligations s’adressent à l’employeur. Aucune ne lui impose de tout faire lui-même : il peut confier le calcul, l’édition, la déclaration et les documents de départ à un prestataire. Le choix se fait sur trois critères concrets : le temps dont vous disposez chaque mois, la complexité de votre convention collective, et votre capacité à relire ce qui est produit.

Trois organisations reviennent le plus souvent. Tout confier à un cabinet spécialisé en paie, en gardant les variables et la validation. Garder une partie du travail en interne et confier le reste, c’est la paie semi-externalisée. Ou garder la paie en interne et la faire vérifier périodiquement par un audit de la paie. Dans les trois cas, la colonne « qui en répond » ne change pas.